Privacystatement

Inleiding

Als je deelneemt aan de weekenden van het Erasmusfonds deel je verschillende persoonsgegevens met ons. Maar ook als je bijvoorbeeld het contactformulier op onze website invult of ons een e-mail stuurt. Het Erasmusfonds gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. Welke persoonsgegevens wij precies van jou verwerken, waarom en hoe wij dit doen, lees je hieronder. Met dit privacystatement voldoen wij aan onze informatieplicht als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Weekenden

Van een deelnemer aan onze weekenden vragen wij op het aanmeldformulier naar iemands voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mail adres, eventuele fysieke beperkingen, dieetwensen en allergieën.

Deze gegevens hebben wij nodig voor de organisatie van de weekenden waarvoor jij je hebt opgegeven. Wij gebruiken deze gegevens om een deelnemerslijst bij te houden, om met je te communiceren, om de logies en maaltijden af te stemmen en om een financiële administratie te kunnen voeren. De grondslag voor deze verwerkingen is het uitvoeren van een overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Verder vragen wij op het aanmeldformulier je toestemming om na afloop van de weekenden per mail je naam en e-mailadres te mogen delen met de andere deelnemers en de docenten. Zo kunnen zij na afloop van de cursus contact met je opnemen om ervaringen of beeldmateriaal te delen. Ook vragen wij toestemming om beeldmateriaal waar jij herkenbaar op staat per e-mail te mogen delen. Je bent niet verplicht om toestemming te geven. Het is dus geen voorwaarde om mee te kunnen doen met de weekenden. Je mag deze toestemming ook altijd weer intrekken of wijzigen.

Wij bewaren de ingevulde aanmeldformulieren aan de achterkant van onze website en in onze mailbox. Verder bewaren wij je NAW-gegevens in onze boekhoudsoftware waarin wij facturen aanmaken en bewaren. Ook verwerken wij je naam en dieetwensen in een deelnemerslijst die we in onze beveiligde cloudomgeving bewaren. Daar bewaren wij ook de groepsfoto’s.

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor ze zijn verzameld. Concreet betekent dit dat wij de ingevulde aanmeldformulieren verwijderen van de achterkant van de website en uit onze mailbox aan het einde van het kalenderjaar waarin het weekend waaraan je deelneemt heeft plaatsgevonden. De NAW-gegevens in ons boekhoudsysteem bewaren wij 7 jaar om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen. De deelnemerslijst en de groepsfoto’s bewaren wij permanent voor archiveringsdoeleinden in onze beveiligde cloudomgeving. De foto’s verwijderen wij wel van de camera. De gegeven toestemmingen bewaren wij ook in onze beveiligde cloudomgeving om aan onze wettelijke verantwoordingsplicht te kunnen voldoen.

Van docenten verwerken wij naam, e-mailadres, telefoonnummer, dieetwensen en IBAN. Dit doen wij om met hen te kunnen communiceren en om aan onze betaalverplichting te kunnen voldoen. De grondslag hiervoor is het uitvoeren van een overeenkomst. Verder vragen wij onze docenten ook om toestemming voor het delen van hun e-mailadres en beeldmateriaal voor hetzelfde doel als hierboven is omschreven. Ook vragen wij hen toestemming voor het publiceren van hun naam en portretfoto op onze website ten behoeve van PR-doeleinden. Deze persoonsgegevens en toestemmingen bewaren wij in onze beveiligde cloudomgeving om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. De portretfoto’s op onze website bewaren wij zolang als de docent aan ons is verbonden.

Contactformulier en e-mail

Als je het contactformulier invult of ons een e-mail stuurt deel je met ons je voor- en achternaam, je e-mail adres en soms ook je telefoonnummer. Deze persoonsgegevens gebruiken wij alleen om contact met je op te nemen. Wij bewaren deze persoonsgegevens aan de achterkant van onze website en in onze mailboxen. Aan het einde van het kalenderjaar waarin je contact met ons hebt gezocht, verwijderen wij je persoonsgegevens.

Onze nieuwsbrief

Oud-deelnemers houden wij op de hoogte van onze activiteiten en programmering via een nieuwsbrief. Deze verschijnt één of een aantal keer per jaar. Wij verwerken het e-mailadres dat je op het aanmeldformulier hebt ingevuld dus verder in onze mailinglijst in Mailchimp. Dit is het programma van waaruit wij onze nieuwsbrief versturen. Verder ontvangen geïnteresseerden onze nieuwsbrief als zij via de website, via de e-mail of via het contactformulier daarvoor toestemming hebben gegeven. Onderaan de nieuwsbrief staat altijd een “unsubscribe” knop. Hiermee kan je je gemakkelijk afmelden voor de nieuwsbrief. Zodra je je afmeldt wordt je e-mailadres uit de mailinglijst in Mailchimp verwijderd.

Mollie

Bij aanmelding voor een weekend, kun je op onze website direct afrekenen. Hiervoor maak je gebruik van Mollie, onze betalingspartner. Mollie verwerkt op haar beurt ook een aantal van jouw gegevens, zoals je naam, e-mailadres en IP-adres. Voor meer informatie over de manier waarop Mollie met privacy omgaat, verwijzen wij naar https://www.mollie.com/nl/privacy.

Beveiliging

Het Erasmusfonds draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Zo werken wij met beveiligde software en een beveiligde cloudomgeving. Met de betreffende leveranciers zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele cookies. Zonder deze cookies is het gebruik van de site niet (goed) mogelijk. Daarnaast maken wij gebruik Google Analytics cookies. Hiervoor heeft het Erasmusfonds een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Om je privacy te beschermen maskeren wij het laatste deel van je IP-adres dat wij naar Google sturen. Omdat de verzamelde informatie uitsluitend wordt gebruikt voor analyse, is ‘gegevens delen’ met Google en derde partijen voor welk doel dan ook, buiten de hiervoor bedoelde analytics, uitgezet. Het Erasmusfonds maakt geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies. Voor deze cookies is het niet nodig om toestemming te vragen, wel moeten wij jou als gebruiker hierover informeren.

Verstrekking aan derde landen

Omdat het Erasmusfonds in Google Drive werkt, kunnen je persoonsgegevens op een server buiten de EU worden opgeslagen (VS). Google voldoet echter aan het Europees-Amerikaanse Privacyshield principe en beschikt over een certificaat. Dit betekent dat er heel zorgvuldig met je persoonsgegevens op die servers wordt omgegaan.

Verstrekking aan derden

Wij verstrekken je persoonsgegevens zonder jouw toestemming niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Jouw rechten

Je mag het Erasmusfonds altijd vragen om inzage in en aanpassing of verwijdering van jouw persoonsgegevens. Ook mag je ons vragen om een beperking van de verwerking van je persoonsgegevens. Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en het recht om de digitale persoonsgegevens te ontvangen die wij van jou hebben.

Je kunt jouw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@erasmusfonds.nl. Wij zullen je verzoek binnen de wettelijke termijn afhandelen voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

Heb je verder een vraag over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken? Dan mag je natuurlijk ook contact opnemen. Ben je niet tevreden over onze reactie? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Stichting Erasmusfonds
Achter Sint Pieter 74
3512 HT Utrecht
info@erasmusfonds.nl